Sådan vælger du det rigtige regnskabsprogram

At vælge et regnskabsprogram til min virksomhed kan føles som at stå i et krydsord, hvor alle felter skal passe perfekt sammen. Med over 30 forskellige løsninger på det danske marked, er det afgørende at træffe det rigtige valg fra start. Et forkert valg kan koste dig både tid, penge og i værste fald problemer med Skattestyrelsen.

Denne guide hjælper dig gennem beslutningsprocessen, så du finder den løsning der matcher din virksomheds behov - uanset om du netop har startet eller driver en etableret forretning.

Hvad er bogføring, og hvorfor kræver loven det?

Før vi dykker ned i, hvilket regnskabsprogram der passer til dig, er det vigtigt at forstå, hvad bogføring egentlig er. Bogføring er den systematiske registrering af alle økonomiske transaktioner i din virksomhed - hver eneste indtægt og udgift skal dokumenteres og kategoriseres korrekt.

Bogføringsloven stiller klare krav til alle danske virksomheder:

Derudover følger finansielle virksomheder særlige regler i henhold til lov om finansiel virksomhed, som stiller endnu strengere krav til dokumentation og rapportering. For almindelige virksomheder er det primært bogføringsloven og skattelovgivningen, der dikterer spillereglerne.

Hvordan starter man en virksomhed - og hvornår skal regnskabet på plads?

Mange nye iværksættere spørger: Hvordan starter man en virksomhed rent praktisk? Svaret afhænger af virksomhedsformen, men tidslinjerne ligner hinanden:

Enkeltmandsvirksomhed (5 minutter)

Du registrerer dig på Virk.dk med dit CPR-nummer, vælger branchekode og CVR-nummer tildeles automatisk. Din virksomhed er nu aktiv, og fra dag ét skal al bogføring være i orden.

Anpartsselskab (1-2 uger)

Kræver kapitalindskud (minimum 40.000 kr.), vedtægter og stiftelsesdokumenter. Når CVR-nummeret er på plads, starter bogføringspligten - så dit regnskabsprogram bør være klar inden første transaktion.

Uanset virkshedsform gælder reglen: Dit regnskabsprogram skal være operationelt, før du laver din første faktura eller køber det første bilag. Mange starter med at føre regnskab manuelt i Excel, men det bliver hurtigt uoverskueligt og øger risikoen for fejl.

Hvad kan man trække fra i skat som virksomhed?

En af de vigtigste grunde til at få styr på bogføring fra dag ét er skattefradraget. Mange virksomheder betaler for meget i skat, fordi de ikke får registreret alle fradragsberettigede udgifter korrekt. Et godt regnskabsprogram hjælper dig med at:

Typiske fradragsberettigede udgifter:

Hvad kan man trække fra i skat som virksomhed afhænger også af din virksomhedsform. Enkeltmandsvirksomheder har andre muligheder end selskaber, og blandede udgifter (privat/erhverv) skal fordeles korrekt. Et moderne regnskabsprogram kategoriserer automatisk dine udgifter og sikrer, at du får maksimalt fradrag inden for lovens rammer.

Billy regnskabsprogram og andre populære løsninger

Billy regnskabsprogram er en af de mest kendte cloud-baserede løsninger på det danske marked, men langt fra den eneste. Her er de vigtigste kategorier af regnskabsprogrammer:

Cloud-baserede løsninger

Fordele: Tilgængelige overalt, automatiske opdateringer, ofte integrationsmuligheder med banker og e-handel. Priser ligger typisk mellem 49-399 kr. månedligt.

Lokale programmer

Fordele: Engangsbetaling, fuld kontrol over data, kan køre offline. Typiske engangsbetalinger ligger på 2.000-8.000 kr., men kan kræve separate opdateringslicenser.

Integrerede ERP-systemer

For større virksomheder, der har brug for at koble regnskab med lagerstyring, løn, CRM og projektstyring. Priser starter typisk ved 1.000+ kr. månedligt per bruger.

7 afgørende kriterier når du vælger regnskabsprogram

1. Virksomhedsstørrelse og kompleksitet

En enkeltmandsvirksomhed med få transaktioner om måneden har helt andre behov end Danmarks største virksomhed med hundredvis af ansatte. Vurder realistisk:

2. Branchespecifikke behov

Forskellige brancher har forskellige krav. En webshop har brug for integration til betalingsgateway og automatisk lagerstyring. En konsulentvirksomhed prioriterer tidssporing og projektregnskab. En produktionsvirksomhed skal kunne håndtere varelager og omkostningsberegninger.

3. Integration og automatisering

De fleste moderne regnskabsprogrammer kan integrere med din netbank, så transaktioner hentes automatisk. Tjek også muligheder for integration med:

4. Brugervenlig eller funktionsrig?

Der er en afvejning mellem enkelhed og funktionalitet. Som ny iværksætter vil du typisk prioritere et intuitivt interface, mens en voksen virksomhed har brug for avancerede funktioner som multi-valuta, afdelingsregnskab og detaljeret rapportering.

5. Samarbejde med revisor

Skal din revisor have adgang til systemet? De fleste regnskabsprogrammer tilbyder revisoradgang, men funktionaliteten varierer. Spørg din revisor, hvilke systemer de foretrækker - det sparer tid og penge ved årsafslutning.

6. Prisen er ikke bare abonnementet

Sammenlign den reelle pris:

7. Skalerbarhed og fremtidssikring

Dit regnskabsprogram skal kunne vokse med min virksomhed. Overvej:

Praktisk tjekliste: Før du beslutter dig

Inden du investerer tid og penge i et regnskabsprogram, så gennemgå denne tjekliste:

  1. Test gratis versioner: Næsten alle udbydere tilbyder 14-30 dages prøveperiode. Test med rigtige data fra din virksomhed.
  2. Læs faktiske brugeranmeldelser: Søg på Trustpilot og branchefora. Fokuser særligt på anmeldelser fra virksomheder i din størrelse.
  3. Tjek supportens reaktionstid: Stil et spørgsmål til supporten under prøveperioden. Hvor hurtigt får du svar? Er det kompetent?
  4. Vurder implementeringstiden: Hvor lang tid tager det at komme i gang? Skal du betale for onboarding eller kursus?
  5. Undersøg dataeksport: Kan du nemt eksportere dine data, hvis du vil skifte senere? Hvilket format (CSV, Excel, standardformat)?
  6. Læs opsigelsesvilkår: Binding? Opsigelsesvarsel? Hvad sker der med dine data efter opsigelse?

Særlige overvejelser ved salg af virksomhed

Planlægger du eventuelt salg af virksomhed på sigt? Dit valg af regnskabsprogram har faktisk betydning for virksomhedens værdi ved et senere salg virksomhed:

Potentielle købere lægger vægt på systematisk og professionel bogføring. En virksomhed med velorganiseret, digitalt regnskab i et anerkendt system er lettere at gennemgå ved due diligence og fremstår mere attraktiv. Ved salg virksomhed skal køberen typisk have adgang til 3-5 års historiske regnskabsdata, og det skal være nemt tilgængeligt og verificerbart.

Cloud-baserede løsninger har den fordel, at adgang nemt kan gives til rådgivere, revisorer og potentielle købere uden fysisk udveksling af filer. Dette fremskynder salgprocessen betydeligt.

Typiske fejl at undgå

At vælge det billigste

Den billigste løsning koster dig ofte mere i det lange løb gennem ekstra timer på manuel bogføring, manglende funktioner eller dyr migrering til et nyt system.

At ignorere mobiladgang

I 2024 sker 40% af bogføringen på mobil eller tablet. Hvis dit regnskabsprogram ikke har en brugervenlig mobilapp, vil du opleve det som en daglig begrænsning.

At springe træningen over

Selv det mest intuitive program kræver en indlæringskurve. Brug tid på tutorials, webinarer eller online kurser. De fleste udbydere tilbyder gratis onboarding.

At glemme backup

Selvom cloud-løsninger automatisk sikkerhedskopierer, bør du regelmæssigt eksportere dine data. Harddiske fejler, og virksomheder lukker. Dit regnskab er dit ansvar.

Så hvad skal du vælge?

Der findes ikke ét perfekt regnskabsprogram til alle virksomheder. Beslutningen afhænger af din specifikke situation:

Nystartet enkeltmandsvirksomhed med få transaktioner: Start med en simpel cloud-baseret løsning i den laveste prisklasse. Prioriter brugervenlighed over avancerede funktioner.

Voksende virksomhed med 1-5 ansatte: Vælg en mellemklasseløsning med gode integrationsmuligheder og mulighed for at tilføje moduler som løn og projektstyring efterhånden.

Etableret virksomhed med komplekse behov: Invester i en professionel løsning eller ERP-system. Her handler det ikke om prisen, men om funktionalitet, stabilitet og support.

Virksomhed med international handel: Multi-valuta og integretion til internationale betalingsløsninger er must-have funktioner. Vælg et system med erfaring i grænseoverskridende handel.

Det vigtigste at huske

Dit regnskabsprogram er ikke bare et værktøj til at opfylde juridiske krav - det er kernen i din virksomheds økonomiske styring. Med det rigtige system får du:

Tag dig tid til at træffe det rigtige valg. De timer, du investerer i research nu, tjener du mangedobbelt ind gennem effektivitet og sikkerhed i årene fremover. Start med at identificere dine 3-5 vigtigste behov, test de løsninger der matcher, og husk at spørge din revisor til råds.

Din virksomheds regnskab er fundamentet for alle økonomiske beslutninger. Et godt regnskabsprogram gør det muligt at fokusere på det, du er bedst til - at drive og udvikle din forretning - mens det administrative kører automatisk i baggrunden.