Hvad koster en medarbejder i Danmark? Komplet guide 2025

Når du ansætter en medarbejder i Danmark, er lønnen kun toppen af isbjerget. De reelle omkostninger ligger typisk 30-50% højere end bruttolønnen. For en medarbejder med en bruttoløn på 40.000 kr. om måneden kan de samlede årlige omkostninger nemt nå 650.000-700.000 kr.

Denne guide gennemgår alle omkostninger forbundet med at have en medarbejder ansat i Danmark – fra lovpligtige bidrag til feriepenge og skjulte udgifter mange glemmer at regne med.

Bruttolønnen: Udgangspunktet for alle beregninger

Bruttolønnen er det beløb medarbejderen får udbetalt før skat, og det er grundlaget for alle de efterfølgende omkostninger. I Danmark varierer lønniveauet betydeligt afhængigt af branche, erfaring og stilling:

• Ufaglærte: 28.000-35.000 kr./måned
• Faglærte håndværkere: 35.000-45.000 kr./måned
• Akademikere, nyuddannede: 38.000-45.000 kr./måned
• Erfarne specialister: 50.000-70.000 kr./måned
• Ledere: 60.000-100.000+ kr./måned

Feriepenge: Hvornår og hvordan betales de?

Feriepenge udgør 12,5% af medarbejderens bruttoløn (svarende til 5 ugers ferie om året) og er en af de største ekstra omkostninger ved at have ansatte.

Hvornår får man feriepenge?

Medarbejderen optjener feriepenge løbende gennem ansættelsen. Der er to måder at håndtere feriepenge på:

1. Løbende feriepenge: Virksomheden udbetaler feriepengene sammen med den ordinære løn hver måned. Når medarbejderen holder ferie, får vedkommende ikke løn for feriedagene, da feriepengene allerede er udbetalt. Denne model giver medarbejderen likviditet løbende, men kræver at de selv håndterer pengene fornuftigt.

2. Optjent ferie med feriepenge til udbetaling: Virksomheden tilbageholder feriepengene og indsætter dem på en feriepengeordning. Medarbejderen kan derefter se feriepenge via Borger.dk og bestil feriepenge når ferien afholdes. Dette er det mest almindelige system for funktionærer.

Sådan fungerer borger feriepenge

På borger.dk feriepenge kan både medarbejdere og arbejdsgivere få det fulde overblik. Medarbejderen kan logge ind på borger dk feriepenge for at se feriepenge, bestille dem til udbetaling og holde styr på optjent ferietid. Arbejdsgiveren skal indberette og indbetale de optjente feriepenge til medarbejderens feriekonto.

Når medarbejderen vil bestil feriepenge, foregår det digitalt via Borger.dk. Systemet sikrer, at feriepenge udbetales korrekt og til rette tid. Betaling af feriepenge skal følge ferielovens regler, og feriepenge udbetales normalt senest ved feriens start.

Praktisk eksempel på feriepenge

En medarbejder med en månedsløn på 40.000 kr. optjener:

• Månedligt: 40.000 × 12,5% = 5.000 kr. i feriepenge
• Årligt: 480.000 × 12,5% = 60.000 kr. i feriepenge

Disse feriepenge udbetalt eller tilbageholdt betyder, at virksomheden effektivt skal budgettere med 12,5% ekstra oven i lønnen.

ATP-bidrag: Hvad er ATP bidrag?

ATP (Arbejdsmarkedets Tillægspension) er en lovpligtig pensionsordning, som næsten alle lønmodtagere i Danmark er omfattet af. Men hvad er ATP bidrag konkret?

ATP bidrag er et obligatorisk bidrag, der indbetales til medarbejderens alderspension. Bidraget deles mellem arbejdsgiver og medarbejder, hvor arbejdsgiveren betaler 2/3 og medarbejderen 1/3.

ATP bidragets størrelse i 2025

For en fuldtidsansat medarbejder udgør det samlede årlige ATP-bidrag 3.408,60 kr. Dette fordeles således:

• Arbejdsgiverens andel: 2.272,40 kr. årligt (ca. 189 kr./måned)
• Medarbejderens andel: 1.136,20 kr. årligt (ca. 95 kr./måned)

For deltidsansatte beregnes ATP-bidraget forholdsmæssigt efter arbejdstiden. Bidraget trækkes automatisk fra lønnen og indbetales kvartalsvis af arbejdsgiveren.

Arbejdsgiverpensionsbidrag

Ud over ATP skal de fleste arbejdsgivere betale til en pensionsordning. Størrelsen afhænger af overenskomsten eller ansættelseskontrakten, men typiske satser er:

• Arbejdsgiverens bidrag: 8-12% af bruttolønnen
• Medarbejderens eget bidrag: 4-6% af bruttolønnen

For en medarbejder med 40.000 kr. i månedlig bruttoløn og 10% arbejdsgiverbidrag udgør pensionen:

• Månedligt: 4.000 kr.
• Årligt: 48.000 kr.

Øvrige lovpligtige omkostninger

AUB (Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag)

Alle arbejdsgivere betaler et årligt AUB-bidrag på cirka 2.900 kr. per fuldtidsansat (2025-niveau). Dette bidrag finansierer erhvervsuddannelser og VEU (Voksen- og Efteruddannelse).

Barselsfond

Arbejdsgivere med under 10 ansatte skal betale et bidrag til Barselsfonden, som kompenserer for barselslønudgifter. I 2025 udgør bidraget 0,68% af den samlede lønsum.

Arbejdsskadeforsikring

Alle arbejdsgivere skal have en arbejdsskadeforsikring. Prisen varierer efter branche:

• Kontorarbejde: 0,5-1% af lønsummen årligt
• Håndværk og byggeri: 2-5% af lønsummen årligt
• Højrisikobrancher: Op til 10% af lønsummen

Skjulte omkostninger og indirekte udgifter

Ud over de direkte lønomkostninger kommer en række indirekte udgifter, som let overses:

SH-dage (sygedagpenge)

Arbejdsgiveren betaler fuld løn ved sygdom de første 30 dage. For en medarbejder med gennemsnitligt 8 sygedage om året svarer det til:

• 8 dage × (40.000 kr. / 21 arbejdsdage) = cirka 15.200 kr. årligt

Rekruttering og onboarding

At ansætte en ny medarbejder koster typisk:

• Stillingsannoncer: 5.000-25.000 kr.
• Tidsforbrug til samtaler: 20-40 timer intern tid
• Oplæring: 1-3 måneders reduceret produktivitet
• Samlet estimat: 50.000-150.000 kr. per ansættelse

Arbejdsplads og udstyr

• Kontorplads: 2.000-5.000 kr./måned i København, 1.000-3.000 kr. i provinsen
• Computer og software: 15.000-30.000 kr. (afskrives over 3 år)
• Telefon: 200-500 kr./måned
• Kontormøbler: 10.000-20.000 kr. (afskrives over 5-10 år)

Administration

Lønadministration, HR-systemer og regnskab koster typisk 500-1.500 kr. per medarbejder per måned, afhængigt af om det håndteres internt eller eksternt.

Komplet beregningseksempel: Medarbejder til 40.000 kr./måned

Her er et realistisk eksempel på de samlede årlige omkostninger for en medarbejder med en bruttoløn på 40.000 kr. om måneden:

De samlede omkostninger ligger altså på cirka 656.000 kr. årligt – det er 37% mere end den rene bruttoløn på 480.000 kr.

Overenskomster kan påvirke omkostningerne

Hvis din virksomhed er omfattet af en overenskomst, kan der komme yderligere omkostninger:

• Søgnehelligdagsbetaling: Ekstra betaling for søgnehelligdage (typisk 3-5 dage årligt)
• Rådighedsvagt: Hvis medarbejderen skal være til rådighed uden for normal arbejdstid
• Overarbejdstillæg: Typisk 50% for de første timer, 100% for weekender og helligdage
• Anciennitetstillæg: Automatiske lønstigninger efter antal ansættelsesår

Sådan optimerer du lønomkostningerne

Der er lovlige måder at reducere omkostningerne ved at have ansatte uden at gå på kompromis med kvaliteten:

1. Brug fritvalgsordninger

Medarbejderen kan vælge at konvertere dele af lønnen til skattefrie eller -gunstige fordele som internetforbindelse, aviser, sundhedsforsikring eller mobiltelefon. Dette reducerer grundlaget for feriepenge og pension.

2. Overvej fleksible ansættelser

Deltidsansatte, projektansættelser eller freelancere kan være mere økonomiske for kortvarige opgaver. Vær dog opmærksom på reglerne om scheinselvstændige.

3. Udnyt praktikordninger og jobcentertilskud

Virksomheder kan få tilskud til at ansætte ledige, nyuddannede eller personer på kanten af arbejdsmarkedet. Kontakt dit lokale jobcenter for muligheder.

4. Investér i fastholdelse

Det er 3-5 gange dyrere at rekruttere en ny medarbejder end at fastholde en eksisterende. Prioritér trivsel, udvikling og kompetencer hos dine nuværende medarbejdere.

Hvad med ansatte på løntrin eller i fleksjob?

Særlige ansættelsesformer har andre omkostningsstrukturer:

Fleksjob

Ved ansættelse i fleksjob betaler virksomheden kun en del af lønnen (typisk 50-60%), mens kommunen betaler resten. Det gør fleksjobansatte økonomisk attraktive, samtidig med at virksomheden får kvalificeret arbejdskraft.

Elever og lærlinge

Elever har lavere løn (typisk 40-70% af faglært løn) og færre omkostninger. Desuden kan virksomheden søge AUB-tilskud til oplæring.

Vigtigt at huske om feriepenge udbetales

Når ansættelsesforholdet ophører, skal alle optjente, men ikke-afholdte feriepenge udbetales til medarbejderen. Dette kan være en betydelig udgift, især hvis medarbejderen har arbejdet i længere tid uden at holde ferie.

Nogle virksomheder opbygger derfor en hensættelse på balancen til feriepenge for at undgå likviditetsproblemer, når en medarbejder stopper. Det er god økonomistyring at have styr på, hvor meget der til enhver tid er optjent i feriepenge til udbetaling.

Konklusion: Regnestykket bag en medarbejder

At ansætte en medarbejder i Danmark indebærer betydelige omkostninger ud over selve lønnen. Som tommelfingerregel kan du regne med, at de samlede årlige omkostninger ligger 35-50% over bruttolønnen, afhængigt af branche, overenskomst og arbejdsforhold.

For en medarbejder med 40.000 kr. i månedsløn betyder det reelle årlige omkostninger på cirka 650.000-700.000 kr. Det svarer til en timeløn på omkring 340 kr., når alle omkostninger medregnes (ved 1924 arbejdstimer om året).

Ved at have et klart overblik over alle omkostningskomponenter – fra feriepenge og ATP-bidrag til arbejdspladsudgifter og administration – kan du budgettere præcist og træffe informerede beslutninger om ansættelser.

Husk også at tjekke dine medarbejderes feriepenge på borger.dk feriepenge og sikre, at betaling af feriepenge altid sker korrekt og til tiden. Det er både dit juridiske ansvar og en vigtig del af at være en seriøs arbejdsgiver.